Pastikan bahwa Anda sudah mempunyai akun Google, karena akun Google adalah syarat mutlak untuk dapat menggunakan Google Docs. Cara menggunakan Google Docs adalah sebagai berikut:
-
Kemudian Anda akan menemukan halaman Login, isilah akun Google Anda dengan benar.
-
Jika Anda di hadapkan pada halaman lain semisal pengaturan akun Google atau masuk ke Gmail, Anda bisa memilih menu tab Documents
untuk langsung beralih ke Google Docs. -
Setelah itu Anda akan melihat bahwa halaman awal tersebut masih kosong, untuk membuat dokumen baru Anda bisa meng-klik menu Create > Document untuk membuat file doc. Anda juga bisa memilih jenis file presentasi yaitu seperti Power point dan lain sebagainya sesuai dengan kebutuhan Anda.
-
Ketika anda meng-klik salah satu pilihan, maka Browser akan membuka tab baru untuk mempersiapkan wadah penulisan.
Tampilan ini memang cukup simpel di bandingkan aplikasi yang sangat familiar yaitu Microsoft Word. Tetapi beberapa menunya memang sudah cukup untuk Anda membuat dokument kantor atau tugas.
Membuat Nama File
Standart nama dokumen yang akan Anda buat adalah Untitled document. Anda bisa merubahnya dengan cara sebagai berikut:
-
Sorot judul dokumen tersebut, lalu klik sekali.
-
Akan tampil kotak dialog Rename Document, masukkan nama yang Anda ingini dalam kolom Enter a new document name.
Menyimpan File
Mungkin jika Anda pertama kali menggunakan layanan Google Docs ini, Anda pasti bingung karena tidak ada menu untuk menyimpan file seperti menu Save atau Save As seperti pada Word. Namun Anda tidak perlu panik, karena secara otomatis Google Docs akan menyimpan file Anda. Ini terjadi setiap 5 Menit sekali maka secara otomatis Google Docs akan menyimpannya ke dalam akun Anda. Untuk memeriksa coba Anda kembali ke halaman awal Google Docs, maka seharusnya Anda sudah mendapatkan File Anda di sana (jika Anda tidak terputus dari koneksi Internet).
Mendownload Dokumen
Jika Anda telah selesai membuat file dokumen dan ingin menyimpannya ke disk komputer atau laptop Anda, bisa di lakukan dengan cara berikut:
-
Klik menu File > Download as > Microsoft Word 97-2003 (untuk mendownload dalam format doc), Anda juga bisa memilih jenih file yang ingin Anda unduh nantinya seperti rtf atau pun pdf yang biasa di buka menggunakan reader.
-
Jika Anda sudah meng-klik salah satu pilihan Anda, maka tunggulah beberapa saat sampai kotak dialog yang menyatakan bahwa Anda ingin membuka saja dokument tersebut atau malah menyimpannya ke disk Anda.
Anda juga bisa men-download nya langsung dari halaman muka Google Docs, ketika login maka Anda akan di hadapkan kepada beberapa file yang telah Anda buat sebelumnya. Klik kanan pada file yang ingin Anda unduh > Download.
Setelah itu maka akan keluar kotak dialog Convert Dialog and Convert. Pilih salah satu jenis format file yang Anda ingini di lanjutkan meng-klik Download.
Mencetak Dokumen
Jika sewaktu-waktu Anda ingin mencetak dokumen yang telah Anda buat, Anda bisa langsung melakukannya dari Google Docs. Sebelumnya pastikan dahulu bahwa printer Anda sudah terhubung dengan baik ke PC yang Anda gunakan. Untuk mencetak caranya adalah sebagai berikut:
-
Klik menu File > Print (Ctrl+P).
-
Maka Anda akan langsung di suguhi halaman Print Preview terlebih dahulu. Atur lah sesuai ukuran yang Anda inginkan. Setelah itu klik Print untuk mulai mencetaknya.
Mengirim Dokumen ke Email
Jika Anda ingin mengirimkan file kepada kolega atau kerabat Anda, Anda bisa mengirimnya melalui email. Caranya adalah sebagai berikut:
-
Kembali ke halaman utama Google Docs.
-
Pada file yang ingin Anda pilih klik kanan > Bagikan > Bagikan > Kirim dalam email sebagai lampiran.
-
Selanjutnya akan muncul jendela pengaturan untuk mengatur pengiriman email, aturlah sebagai berikut:
-
Lampirkan sebagai : pilih dengan type yang Anda ingin kan, misalnya Microsoft Word sebagai Doc.
-
Kepada : ketikkan alamat email yang di tuju (contoh: official.andrea[at]gmail.com).
-
Perihal : Judul Pesan.
-
Pesan : isi dengan pesan Anda.
-
Jika sudah, klik Kirim.
Mengirimkan File Lewat Link
Orang lain yang ingin Anda tuju pun bisa meng-akses file dokumen yang Anda buat. Caranya adalah dengan mengirimkan Link dokumen, nanti nya jika di buka yang muncul adalah halaman dokumen Anda di Google Docs, caranya adalah sebagai berikut:
-
Pada halaman beranda Google Docs Anda, klik kanan pada file yang tuju > Bagikan > Bagikan.
-
Pada jendela yang keluar, klik Ubah pada pilihan yang ber-ikon gembok.
-
Ubah setelan dari Pribadi menjadi Public. Ini akan membuat dokumen Anda bisa di akses oleh siapa saja, kemudian pilih Simpan.
-
Anda akan kembali di hadapkan pada kotak dialog setelan berbagi, Blok semua url yang ada di kolom Tautan berbagi lalu Copy (Ctrl+C) kemudian bagikan link tersebut kepada orang yang Anda inginkan.
Karena dengan Google Docs, Anda dapat mengolah data-data penting Anda kapan pun dan di mana pun melalui koneksi Internet.
Selain itu ada beberapa fitur Google Drive yang harus Anda ketahui, fitur-fitur itu antara lain:
1. Dokumen bebas
Google memang memberikan Anda ruang penyimpanan 5 GB gratis, tetapi hebatnya setiap dokumen yang Anda buat dalam Drive terhitung gratis. Jika ingin memiliki lebih penyimpanan sebesar 25 GB akan dikenakan biaya $2.49. Dan jika 100 GB akan dikenakan $4.99 dan masih banyak lagi kapasitas yang ditawarkan.
|
|
|
upgrade penyimpanan |
2. Upload hingga 30 jenis file
Google Drive mendukung penyimpanan dan tampilan 30 jenis file populer. Jadi, Anda dapat meng-upload sebuah film ke Drive dan memainkannya kembali dalam browser Anda, di mana pun Anda berada.
3. Berbagi file, folder, atau seluruh drive
Fitur ini adalah fitur berbagi sederhana yang dimiliki Google. Hanya dengan klik kanan pada sebuah file, pilih “share…” dan tentukan opsi dari share itu. Untuk memberikan akses ke seseorang untuk seluruh drive Anda, klik tombol dengan orang dan tanda plus di bagian atas.
4. Memanfaatkan Google Goggles
Dengan teknologi Goggle yang dibangun dalam Drive, Anda dapat mencari foto menggunakan bar pencarian. Demikian juga, Anda dapat mencari teks dalam dokumen yang dipindah. Setelah beberapa pengujian, fitur ini tidak benar-benar dapat diandalkan, tapi layak dicoba jika Anda memerlukan bantuan menemukan file atau foto.
5. Berkolaborasi pada video, foto, dan banyak lagi
Fitur kolaborasi dari Google Docs sekarang tersedia untuk semua jenis file. Misalnya, jika Anda meng-upload video ke Drive dan berbagi dengan orang lain, Anda akan dapat membahas video dengan alat komentar.
6. Instal aplikasi pihak ketiga
Pengembang pihak ketiga telah membuat aplikasi yang bekerja secara lancar dengan Google Drive. Pixlr salah satunya yang memungkinkan Anda mengedit foto yang diunggah, HelloFax memungkinkan Anda mengirim faks bebas, dan DocuSign memungkinkan Anda menandatangani dokumen resmi, semua bisa diinstal dalam Google Drive. Untuk mendapatkan aplikasi ini dan lebih banyak lagi, pergi ke Google Drive> Setting> Manage apps> Get more Apps.
Haidi Barasa 